Рыба рыбная была в рыбный четверг

Рыбак ловил рыбную рыбу для рыбного четверга

кнопка пу-пу-пу

Централизация казначейских операций и автоматизация контроля лимитов

Март 2024 – март 2025 (включая доработки)

ФинОфис: Табула, Консолидатор, Казначейство

Цели

Сроки

Продукты

Авторизированные функции

О клиенте

Ресурсы Прайма

управление заявками на платежи, контроль лимитов, согласование платежей, централизованный платёжный календарь, контроль задолженности по договорам

Группа компаний «Хобби-Игры» и «Мир Фэнтези» – лидеры российского рынка настольных игр

3 специалиста
(аналитик, архитектор, разработчик)

«Мир Хобби» — один из лидеров российского рынка настольных игр. Компания занимается производством, локализацией и дистрибуцией мировых бестселлеров, включая «Колонизаторов», «Каркассон» и «Манчкин». В составе группы несколько юридических лиц и направлений бизнеса: издательство, производство и оптовая торговля.

Реестры платежей собирались вручную, согласовывались через электронную почту и требовали значительных временных затрат.

Вся финансовая информация сводилась вручную в Excel, а финальный анализ и перераспределение лимитов занимали до 44 часов ежемесячно.

Сложность согласования заявок на оплату

Высокая трудоёмкость

Отсутствие централизованного контроля лимитов

Платежи по одной статье могли поступать из нескольких баз одновременно, что усложняло отслеживание бюджета и приводило к задержкам оплат.

Разрозненная система аналитики

Разные базы использовали разные наименования статей расходов, что усложняло консолидацию данных

До проекта казначейские операции в «Мир Хобби» были разрознены между разными базами 1С: у каждого подразделения — своя система учёта. Это приводило к следующим проблемам

Запрос на проект

Компания «Мир Хобби» обратилась с целью централизации казначейских операций и автоматизации ключевых финансовых процессов. Основные задачи проекта:

Создать единую систему управления платежами для всех подразделений, заменив ручное согласование через почту

Автоматизировать контроль лимитов по статьям расходов, ЦФО и проектам, исключив ручную сводку в Excel

Оптимизировать процесс согласования заявок за счёт гибких маршрутов и ролевого разграничения доступа

Обеспечить контроль задолженности по договорам, добавив автоматизированные ограничения по сумме задолженности

Внедрить платёжный календарь для прозрачного планирования финансовых потоков

Впервые в компании внедрено централизованное управление платежами для всех подразделений

Единый рабочий кабинет

Автоматизация контроля задолженности по договорам

В заявках на оплату необходимо учитывать максимальную сумму задолженности по каждому договору

Финансовые данные хранились в более чем 10 локальных базах, что требовало сложной интеграции

Работа с разрозненными базами 1С

Многоуровневый контроль лимитов

Внедрена система автоматизированного отслеживания лимитов по шести аналитикам: организация, ЦФО инициатора, ЦФО получателя, проект, статья бюджета и период

Гибкое согласование платежей

Введены маршруты согласования заявок в зависимости от причин превышения лимита

Уникальность проекта

Проект для «Мир Хобби» выделяется несколькими ключевыми особенностями:

Для автоматизации процессов был выбран продукт ФинОфис: Казначейство с интеграцией Табулы и Консолидатора. Решение обеспечило централизованное управление платежами, автоматический контроль лимитов и гибкую систему согласования.

При выборе системы рассматривались разные варианты, в том числе БитФинанс, однако ФинОфис оказался оптимальным благодаря:

Таким образом, ФинОфис обеспечил быстрый запуск проекта с меньшими затратами на настройку и поддержку.

Который позволил избежать сложных интеграций и дополнительных доработок

Готовому функционалу для централизованного казначейства

которые учитывают причины превышения лимитов и автоматически направляют заявки на нужный уровень согласования.

что упростило загрузку и консолидацию данных без необходимости разрабатывать отдельные механизмы обмена.

Прямой интеграции с различными базами 1С

Все заявки теперь обрабатываются в единой системе, а не в разрозненных базах 1С

Система анализирует заявки на соответствие бюджетным ограничениям по шести аналитикам (организация, ЦФО инициатора, ЦФО получателя, проект, статья бюджета, период).

Заявки оплаты сверяются с максимальной суммой задолженности по каждому договору, что исключает превышение лимитов

Автоматическая загрузка и консолидация данных без ручных операций

Статьи расходов были приведены к единому маппингу, что устранило ошибки при консолидации данных

наглядное планирование финансовых потоков по всем подразделениям.

В рамках проекта были внедрены ключевые автоматизированные процессы, позволившие упростить и ускорить работу финансовой службы:

Заявки автоматически направляются ЛПР в зависимости от суммы, типа платежа и статуса лимита

Внедрение ФинОфис с интеграцией Табула и Консолидатора позволило «Мир Хобби» развить управление финансами. Теперь компания работает в единой, прозрачной и управляемой системе, а ключевые процессы стали быстрее и эффективнее.

Внедрение ФинОфис дало нам прозрачный и управляемый процесс работы с платежами. Теперь все заявки проходят автоматическую проверку, а их согласование занимает вдвое меньше времени. Это позволило существенно снизить нагрузку на финансовую службу и исключить ошибки, возникающие при ручной обработке данных.

Контроль лимитов стал полностью автоматизированным, информация обновляется в режиме реального времени, что значительно упростило процесс планирования. Важным преимуществом стало и единое рабочее пространство, в котором консолидируются все платежные данные, интегрированные с разными базами 1С.

Команда «Мир Хобби» благодарит специалистов Прайм Финанс за профессиональный подход, гибкость и оперативное реагирование на наши запросы. Мы довольны результатами проекта и уже рассматриваем возможность дальнейшего развития системы, включая перевод бюджетирования в Табула

Проект с Мир Хобби стал отличным примером продуктивного сотрудничества и глубокой вовлечённости команды заказчика. Благодаря активному участию финансовой службы и IT-специалистов компании нам удалось не только реализовать запланированные задачи, но и оперативно учесть новые требования бизнеса, которые возникли уже в процессе внедрения.

Решение на базе ФинОфис позволило клиенту перейти к централизованному управлению платежами, автоматизировать контроль лимитов и значительно сократить трудозатраты. Важно, что система не только закрыла изначальные потребности, но и стала основой для дальнейшего развития финансовых процессов.

Мы благодарим «Мир Хобби» за доверие, открытый диалог и высокую степень участия в проекте. Уверены, что автоматизация поможет компании ещё эффективнее управлять финансами и масштабировать бизнес.