ФинОфис:Треквуд

Как ООО «ВелКом» перешло с Яндекс.Трекера на ФинОфис:Треквуд и упростило управление задачами

15 сотрудников

ФинОфис:Треквуд

Масштаб внедрения

Продукты

Перевести работу с задачами из Яндекс.Трекера в ФинОфис:Треквуд, чтобы структурировать задачи по процессам с помощью вех

Цели

Масштаб внедрения

О клиенте

В компании работают 15 сотрудников. Для начала в Треквуд были подключены 4 человека, с дальнейшим поэтапным подключением остальных сотрудников

ООО «ВелКом» - компания, оказывающая услуги по 1С, маркетингу и управленческому консалтингу

Сфера деятельности

Автоматизация бизнес-процессов, сопровождение 1С и управленческий консалтин

ООО «ВелКом» — компания, оказывающая услуги по 1С, маркетингу и управленческому консалтингу.

В компании работают 15 сотрудников. Команда ведет разные направления задач: продажи, сопровождение, маркетинг, финансы, персонал.

Поскольку работа компании связана с экосистемой 1С, было важно использовать инструмент управления задачами, который будет привычен сотрудникам и не потребует длительного обучения. Поэтому переход с Яндекс.Трекера на ФинОфис:Треквуд стал для компании способом перенести работу с задачами в более удобную и масштабируемую среду.

До перехода на ФинОфис:Треквуд задачи в ВелКом велись в Яндекс.Трекере. Сам формат канбан-доски был привычен, но по мере развития работы с задачами появились ограничения.

Основная сложность была связана с группировкой задач по процессам. Руководителю необзодимо было видеть задачи не только по статусам, но и по смысловым направлениям-вехам. В Яндекс.Трекере такую структуру приходилось собирать через теги и обходные решения, что усложняло еженедельное планирование и контроль.

Еще одной проблемой была необходимость настраивать отдельные доски под разные роли и направления. При подключении новых сотрудников это усложняло администрирование и делало систему менее удобной для масштабирования.

В результате ООО «ВелКом» требовался инструмент, который сохранит привычную работу с канбан-доской, но позволит удобнее группировать задачи по процессам, быстрее подключать сотрудников и работать в более привычной для команды среде.

Также для компании был важен вопрос стоимости лицензий. При расширении команды использование стороннего трекера становилось менее выгодным, поскольку добавление новых пользователей влияло на затраты.

Она перестраивается под роль пользователя и текущего исполнителя, поэтому компании не нужно создавать отдельные доски для каждого отдела или роли.

Уникальность проекта

Задачи можно группировать по процессам и направлениям, при этом одна задача может относиться сразу к нескольким вехам. Это особенно важно для еженедельного планирования: руководитель проходит по вехам и проверяет, что важные задачи не потерялись в общем потоке.

В итоге проект показал, что даже без сложной доработки системы можно заметно повысить управляемость задач  за счет правильной структуры и гибкого представления задач для разных участников процесса.

Особенность проекта заключалась в том, что ООО «ВелКом» не требовалась сложная доработка системы или внедрение большого контура автоматизации. Компании нужен был более удобный способ организовать уже существующую работу с задачами.

В Треквуде были настроены основные направления работы через вехи: персонал, маркетинг, продажи, финансы. Вехи помогают группировать задачи по процессам и использовать их для регулярного планирования.

Для повторяющихся задач настроены шаблоны: регулярные еженедельные и ежемесячные задачи могут создаваться автоматически.

Также была настроена совместная работа с задачами: несколько исполнителей, связи между задачами и чек-листы с созданием подзадач. Это позволяет вести связанные рабочие вопросы в одном контуре и не дробить процесс на отдельные несвязанные записи.

Для контроля исполнительской дисциплины используются статусы, просрочки и информация по текущим задачам сотрудников. Руководитель может видеть загрузку команды и оперативно реагировать на отклонения.

В рамках проекта компания ООО «ВелКом» перенесла работу с задачами из Яндекс.Трекера в ФинОфис:Треквуд. Решение позволило сохранить привычную логику канбан-доски, но сделать работу с задачами более структурированной и удобной для масштабирования.

Динамическая канбан-доска перестраивается под текущего исполнителя и его роль пользователя. Благодаря этому компании не нужно создавать отдельные доски для каждого отдела или управленческой роли.

Руководитель получил более прозрачную картину по задачам сотрудников: можно видеть текущие задачи, контролировать просрочки и оперативно реагировать, если работа выбивается из плана.

Снизились затраты на масштабирование системы. Компания перестала зависеть от лицензий стороннего трекера по количеству пользователей, поэтому подключение новых сотрудников стало обходиться дешевле.

Еженедельное планирование стало быстрее. Вместо ручного перебора задач по тегам руководитель открывает нужное направление и за 2-3 минуты проверяет, все ли задачи попали в недельный план.

Переход на ФинОфис:Треквуд сделал работу с задачами компании более структурированной и удобной для масштабирования.

В результате ООО «ВелКом» сохранило привычный формат работы с задачами, но получило более удобный инструмент для планирования, контроля и постепенного подключения команды.

Запуск пользователей стал проще. Поскольку Треквуд работает в привычной для команды среде 1С, сотрудникам не требуется длительное обучение: фильтры, отборы и логика работы уже понятны.

Выражаем благодарность ООО «ВелКом» и Виталию Николаевичу Диденко за доверие к ФинОфис:Треквуд и внимательное отношение к возможностям продукта.

Для нас особенно ценно, что команда ООО «ВелКом» не просто использует Треквуд в ежедневной работе, а подробно делится практическим опытом: как продукт помогает в планировании, контроле исполнения и организации задач по направлениям.

Такая обратная связь помогает смотреть на продукт через реальные управленческие сценарии и точнее понимать, какие возможности особенно важны для пользователей.
Благодарим за открытость, конструктивный диалог и готовность делиться опытом работы с системой.

Мы перевели задачи из Яндекс.Трекера в Треквуд, и главное — наконец-то появились вехи.

Я могу сгруппировать задачи по процессам (продажи, маркетинг, персонал, финансы), причём одна и та же задача может висеть в нескольких вехах сразу. Канбан-доска сама перестраивается под роль пользователя, не нужно лепить отдельные доски для каждого отдела. Плюс это привычная 1С — люди сами разбираются, не требуется отдельное обучение.

А ещё мы перестали платить за лицензии по количеству пользователей — масштабирование обходится дешевле.