Как ГК «ТеплоПромГрупп» автоматизировала сменные журналы и внедрила расчет зарплаты с помощью ФинОфис: Табула

2 месяца

ФинОфис:Табула, ФинОфис:Консолидатор.

Сроки

Продукты

Автоматизировать сменные журналы трёх производственных цехов и создать систему, на основе которой можно автоматически рассчитывать фактические трудозатраты и заработную плату сотрудников.

Цели

Автоматизированные функции

О клиенте

Формирование сменных журналов, фиксация дат выполнения операций по цехам, учёт трудозатрат по видам работ, загрузка заказов на производство из 1С.

ГК «ТеплоПромГрупп» — производственная компания из Новосибирска.
Компания выпускает термоодеяла, чехлы и другую продукцию собственного производства.

Сфера деятельности

Производство и оптовая торговля строительными материалами.

ГК «ТеплоПромГрупп» — производственная компания из Новосибирска, выпускающая термоодеяла, чехлы и другую продукцию собственного производства.

Компания объединяет производственное и торговое направления, что позволяет ей контролировать качество продукции и гибко управлять сроками выполнения заказов.

Особенность бизнеса заключается в организации полного производственного цикла — от разработки изделия в конструкторском цехе до раскроя и финального отшива. Такой формат работы требует точной координации между подразделениями и строгого соблюдения сроков на каждом этапе.

До начала проекта учёт производственных операций в компании вёлся в Excel.

Каждый цех фиксировал даты начала и окончания работ в собственных таблицах. Несмотря на единую форму, данные заполнялись вручную и без привязки к справочникам. Одни и те же изделия могли называться по-разному, что осложняло консолидацию информации.
В компании отсутствовала автоматизированная система учёта рабочего времени. В результате:

Большое количество сотрудников участвовало в ручной фиксации дат.

Информация хранилась в разрозненных файлах.

По мере роста объёмов производства такая модель становилась всё менее управляемой и увеличивала риск ошибок при расчётах.

Сбор данных для анализа занимал значительное время.

Расчёт фактических трудозатрат и заработной платы требовал дополнительной обработки.

Запрос на проект

Изначально целью проекта не была автоматизация расчёта заработной платы. Руководство ГК «ТеплоПромГрупп» обратилось к команде «Прайм Финанс» с более простым и конкретным запросом: реализовать инструмент для фиксации дат выполнения производственных операций.

Создать единое окно ввода данных для всех цехов

Обеспечить привязку к справочникам и номенклатуре

Реализовать автоматическую загрузку заказов на производство из 1С

Реализовать расчёт фактических трудозатрат

Реализовать расчёт заработной платы сотрудников

На первой встрече клиент уже был знаком с продуктом и пришёл с пониманием, что ФинОфис:Табула может подойти для решения поставленных задач.

В процессе работы стало ясно, что за фиксацией дат стоит более глубокая цель — автоматизация сменных журналов по всем цехам и формирование базы для расчёта заработной платы сотрудников.

В итоге перед командой Прайм Финанс были сформулированы следующие задачи:

Отдельным направлением стала работа с производственными подразделениями — важно было показать сотрудникам, что новый инструмент удобнее и прозрачнее привычной работы в Excel.

Особенность проекта заключалась в нестандартном применении ФинОфис:Табула. Продукт использовался не в классическом финансовом сценарии, а как инструмент формирования сменных журналов и фиксации производственных операций.

Уникальность проекта

Изначально речь шла о простой фиксации дат выполнения работ. Однако в процессе выяснилось, что эти данные должны стать основой для расчёта фактических трудозатрат и сдельной заработной платы сотрудников. По сути, требовалось превратить инструмент для ввода дат в управленческий механизм расчёта эффективности производства.

Дополнительную сложность создавала производственная специфика. Заказ на производство поступал одной строкой с общим количеством изделий. На этапе раскроя и отшива этот объём необходимо было развернуть в отдельные строки по каждому изделию, так как работы выполнялись разными сотрудниками. Команда Прайм Финанс реализовала механизм динамического разворачивания количественного показателя в строки с использованием шаблонов Табулы. Это позволило корректно распределять объём работ между исполнителями и фиксировать индивидуальные трудозатраты.

Ещё одним нетипичным элементом стало большое количество фиксируемых дат. Для их хранения и последующего использования были применены регистры значений коэффициентов с дополнительными аналитиками — решение, которое редко используется в подобных сценариях.

Проект стал нестандартным уже на этапе постановки задачи:

ГК «ТеплоПромГрупп» обратилась в Прайм Финанс уже с пониманием, что ФинОфис:Табула может подойти для решения их задачи. Клиент заранее изучил продукт, и на первой встрече обсуждение строилось вокруг конкретных сценариев применения, а не выбора системы.

ФинОфис:Табула был выбран как основной инструмент для формирования сменных журналов и фиксации производственных операций. Дополнительно применялся ФинОфис:Консолидатор для корректной работы с данными и их последующей обработки.

Решение выстраивалось поэтапно. Сначала был реализован пилот для конструкторского цеха. После подтверждения корректности логики были разработаны формы для раскройного и швейного подразделений.

Параллельно на основе сформированных данных была реализована модель расчёта заработной платы. Это позволило использовать данные сменных журналов не только для учёта, но и для автоматического расчёта оплаты труда сотрудников.

Заказы на производство автоматически загружались из 1С: Комплексная автоматизация.

Для конструкторского, раскройного и швейного подразделений были разработаны отдельные формы, учитывающие специфику их работы. Сотрудники фиксировали даты начала и окончания операций непосредственно в Табуле.

Все фиксируемые данные структурировались таким образом, чтобы их можно было использовать для расчёта фактических трудозатрат и дальнейшего сравнения с нормативами.

Для конструкторского, раскройного и швейного подразделений разработаны отдельные формы фиксации операций с учётом специфики каждого этапа производства.

Реализован механизм динамического шаблона, позволяющий преобразовывать одну строку заказа с общим количеством изделий в отдельные строки по каждому изделию для распределения работ между сотрудниками.

На основе фиксируемых данных сформирована база для расчёта фактических трудозатрат по каждому сотруднику и каждому изделию.

Реализована возможность автоматического расчёта заработной платы сотрудников на основе данных сменных журналов.

Настроена система записи большого количества производственных дат с разделением по видам деятельности и дополнительным аналитикам.

В рамках проекта была выстроена связка 1С:Комплексная автоматизация, ФинОфис:Консолидатор и ФинОфис:Табула, обеспечивающая сквозную фиксацию производственных операций и подготовку данных для расчёта трудозатрат.
В системе были реализованы инструменты, которые позволяют не просто фиксировать даты выполнения работ, а структурировать данные по цехам, сотрудникам и изделиям для последующего расчёта выработки.

В рамках проекта были реализованы следующие функциональные блоки:

Заказы поступают из 1С:Комплексная автоматизация и автоматически отражаются в Табуле, что исключает ручной ввод номенклатуры и снижает риск ошибок.

В результате внедрения компания получила управляемый инструмент фиксации производственных операций вместо разрозненных Excel-файлов.

6

Процессы учёта стали прозрачными: данные по каждому заказу, цеху и сотруднику фиксируются в единой системе и доступны для последующей обработки.

Существенно сократилось количество ручных операций при сборе информации. Исключена необходимость сводить данные из нескольких таблиц и корректировать расхождения в наименованиях номенклатуры.

Дополнительным результатом стало внедрение модели автоматического расчёта заработной платы. Система учитывает отработанное время, простои, выходные дни, переработки и недоработки, что повысило точность и прозрачность начислений.

Проект позволил перевести учёт производственных операций из разрозненного и трудоёмкого процесса в системную управляемую модель, которая стала основой для дальнейшего развития внутренних инструментов компании.

Создана база для расчёта фактических трудозатрат. Это позволило перейти от субъективной оценки выработки к расчётной модели, основанной на зафиксированных данных.

Внедрение ФинОфис:Табула стало для нас важным шагом в повышении прозрачности производственных процессов и подготовке к расчёту сдельной оплаты труда.

До проекта учёт операций велся в Excel, а сбор данных по цехам требовал значительных усилий. Консолидация информации занимала время и сопровождалась риском расхождений. После внедрения решения все этапы производства фиксируются в единой системе, что позволило структурировать данные и упростить их обработку.

Связка 1С:Комплексная автоматизация, ФинОфис:Консолидатор и ФинОфис:Табула обеспечила сквозную фиксацию производственных операций. Табула показала себя как понятный и гибкий инструмент.

Команда Прайм Финанс продемонстрировала высокий уровень экспертизы и глубокое понимание производственной специфики. Проект был реализован в сжатые сроки, а коммуникация выстроена чётко и конструктивно. В результате мы получили не просто инструмент фиксации данных, а устойчивую систему, которая стала основой для дальнейшего развития управленческих процессов.

Генеральный директор Удов И.В.