Автоматизация системы бюджетирования и консолидированной отчетности

Кейсы

Заказчик

Внедренные программы

О компании

Проблемы

Tekta Group

www.tekta.ru

Tekta Group— девелоперская компания полного цикла, на рынке с 1999 года, и за этот период построено 8 крупных жилищных комплексов, что равно 1 млн кв.м реализованных проектов и более 7000 квартир.

Текущая архитектура ИТ-систем состояла из разрозненных решений на разных платформах, основные - Navision, 1С и Anaplan.

Планово-финансовая модель Anaplan дополнялась работой в Excel – подготовка итоговых консолидированных отчетов: БалансОПиУ, Cash-Flow и другие. Были сложности с анализом фактических данных когда требовалось получить детализацию до первичного документа.

ТАБУЛА

Модуль ФинОфиса

КОНСОЛИДАТОР

Модуль ФинОфиса

Необходима реализация системы, позволяющая настроить консолидированную планово-финансовую модель в едином инфо-пространстве

+

Иметь возможность разворачивать показатели фактических данных вплоть до первичного документа

Цели

+

Реализовать сложные расчеты на базе формул использующихся в Excel

Т.е. требовалось решение которое способно гибко реализовать использующуюся в компании финансовую модель учета.

Шаги внедрения ФинОфиса

Изначально проект состоял из одного этапа – это внедрение целевойфинансовой модели

В процессе выполнения работ стало очевидно, что продукт способен реализовать более сложную модель, чем та, которой пользовался заказчик вначале

По окончании реализации текущей модели было принято решение расширить модель планирования, что дало начало второму этапу, в ходе которого текущая модель существенно расширилась и усложнилась. Также появилась возможность привлекать к планированию непосредственно в программу внешних субподрядчиков

Этап 1. Внедрение целевой модели

Длительность 7 месяцев

2250 часов, 2000 Табул, 60 млн. расчетных ячеек

Стадия 1

Техническое задание

Цель – получить информацию на основе которой можно настроить модель с помощью Табулы

Прогресс:

Текущая финансовая модель состояла из множества форм для внесения планов, расчетов показателей, расчета статей БДДС на основе статей БДР, расчетов кредитов и итоговых форм: Баланса, ОПиУ, Cash-Flow и прочих вспомогательных отчетов

Результат:

Предоставлена модель с формулами и связями для воспроизведения ее с помощью табулы

Вместо технического задания клиентом была предоставленацелевая модель в виде связанных Excel-файлов с формулами. Это позволило воспроизвести целевую модель с помощьютабулы.

Стадия 2

Формирование архитектуры модели

Цель – в виду большего количества аналитик воспроизведенных в справочниках была необходимость описать список принятых к использованию в модели справочников и настроить соответствующие регистры для хранения информации

Прогресс:

Была проанализирована текущая модель и составлен список используемых справочников. На этом основании были заведены 2 новых регистра для настройки модели. Настроена синхронизация справочников ФинПлан и основной учетной системы 1С:ERP + ИТАН: Управленческий баланс

Результат:

Предоставлена модель с формулами и связями для воспроизведения ее с помощью табулы

Стадия 3

Настройка таблиц модели одного проекта = 200 табул

Цель – настроить модель из Табул на основе данных Excel-файлов с формулами для одного проекта

Прогресс:

На данной стадии настроена последовательность работы с формами- таблицами и проведена настройка таблиц соответствующих каждому этапу финансовой модели

Результат:

Удалось настроить практически идентичные Excel и привычные для заказчика таблицы с помощью Табул. Это таблицы ввода/корректировки планов, расчётные таблицы, итоговые таблицы с Балансом, ОПиУ, Cash-flow, таблицы для работы с вспомогательными бюджетами

Стадия 4

Настройка правил сбора фактических данных

Цель – получить данные факта БДР, БДДС и вспомогательных бюджетов в ФинОфис

Прогресс:

Для использования в расчетах и вывода фактических данных на данной стадии были настроены соответствующие правила сбора факта в 1C:ERP с помощью модуля Консолидатор

Результат:

Настроены правила сбора фактических данных. Данные можно просматривать в табулах и во вспомогательной ведомости Консолидатора

Стадия 5

Тестирование и корректировка модели

Цель – протестировать модель и выявить список замечаний и ошибок

Прогресс:

По мере готовности отдельных таблиц и всей модели в целом заказчик принимал активное участие в тестировании и выработке замечаний в настроенной модели

Результат:

Внесены правки в настроенную модель. Модель подготовлена к масштабированию на другие проекты заказчика

Стадия 6

Масштабирование модели на остальные проекты заказчика

Цель – подготовить модель для работы со всеми проектами заказчика

Прогресс:

Модель была скопирована для всех проектов заказчика, проведены индивидуальные настройки под каждый проект, построено общее «Дерево» действий, объединяющее все проекты. Итоговые отчеты настроены для вывода общих по компании и по проектам итоги. Проведен тест работы общей модели.

Результат:

Целевая модель готова для работы и перехода в стадию опытной эксплуатации.

Стадия 1

Расширение финансовой модели

Цель – расширить возможности планирования в деталях: контрагенты, сотрудники, единицы измерения, автотехника и т.п.

Прогресс:

Заказчик передал расширенные формы планирования с учетом описанных аналитик.

Результат:

Внесены корректировки в текущие формы планирования и добавлены новые формы.

Стадия 2

Разработка монитора расчета
модели

Цель – оперативно контролировать точку пересчета модели. В процессе работы с моделью появилась необходимость пересчета модели вавтоматическом режиме в части внесенных изменений. Было необходимомониторить в какой части модели сейчас происходит пересчет

Результат:

Разработан дополнительный модуль, позволяющий в автоматическом режиме в текущем времени следить за изменениями в модели и запускать пересчет частей модели

Стадия 3

Оптимизация модели – настройка использования динамических шаблонов

Цель – сократить время внесения изменений в модель

Прогресс:

Целевая модель заказчика требует ежеквартальных изменений на уровне 5%. При количестве таблиц в модели более 2000 внесение изменений модели занимало значительное время. Был необходим инструмент ускорения работы с изменениями в модели.

Результат:

Создан новый тип шаблонов Табулы – «динамический» и АРМ для работы с изменениями. Такой инструмент позволил сократить время на изменения в модели до 2-3 часов.

Стадия 4

Добавление в модель бюджетов внешних подрядчиков

Цель – ускорить формирование бюджетов внешними подрядчиками

Прогресс:

В процессе выполнения проекта Табула была адаптирована дляработы с Web-интерфейсом. Проведены настройки форм для планирования внешними подрядчиками компании

Результат:

Создан АРМ с возможностью работы через браузер. Настроены формы бюджетов, сходные с формами Excel исполнителей. Время формирования сводного бюджета сократилось.

Оперативно и гибко вносить изменения в модель, что положительносказалось на качестве и времени планирования в рамках адаптациимодели под изменения в бизнесе

Повысить качество анализа фактических показателей за счет оперативного обращения к требуемой аналитики и к первичным документам на основе которых сложилась сумма. Теперь нет необходимости обращаться в две учетные базы чтобы открыть первичный документ факта, достаточно сделать два клика

Централизованно подготавливать бюджеты и итоговую консолидированную прогнозную и фактическую отчетность в едином инфопространстве. Снизилось время на подготовку различных вариантовпланов

Итоги внедрения