Перестали терять время и деньги

Как Мир Хобби ушли от Excel к единой системе и автоматизировали управление финансами с помощью продуктов Табула и Казначейство

Централизация казначейских операций и автоматизация контроля лимитов

Март 2024 – март 2025 (включая доработки)

ФинОфис: Табула, Консолидатор, Казначейство

Цели

Сроки

Продукты

Авторизированные функции

О клиенте

Ресурсы Прайма

Управление заявками на платежи, контроль лимитов, согласование платежей, централизованный платёжный календарь, контроль задолженности по договорам

Группа компаний «Хобби-Игры» и «Мир Фэнтези» – лидеры российского рынка настольных игр

3 специалиста
(аналитик, архитектор, разработчик)

«Мир Хобби» — один из лидеров российского рынка настольных игр. Компания занимается производством, локализацией и дистрибуцией мировых бестселлеров, включая «Колонизаторов», «Каркассон» и «Манчкин». В составе группы несколько юридических лиц и направлений бизнеса: издательство, производство и оптовая торговля.

Реестры платежей собирались вручную, согласовывались через электронную почту и требовали значительных временных затрат.

Сложность согласования заявок на оплату

Вся финансовая информация сводилась вручную в Excel, а финальный анализ и перераспределение лимитов занимали до 44 часов ежемесячно.

Высокая трудоёмкость

Отсутствие централизованного контроля лимитов

Платежи по одной статье могли поступать из нескольких баз одновременно, что усложняло отслеживание бюджета и приводило к задержкам оплат.

Разрозненная система аналитики

Разные базы использовали разные наименования статей расходов, что усложняло консолидацию данных.

До проекта казначейские операции в «Мир Хобби» были разрознены между разными базами 1С: у каждого подразделения своя система учёта. Это приводило к следующим проблемам:

Запрос на проект

Компания «Мир Хобби» обратилась с целью централизации казначейских операций и автоматизации ключевых финансовых процессов. Основные задачи проекта:

Создать единую систему управления платежами для всех подразделений, заменив ручное согласование через почту.

Автоматизировать контроль лимитов по статьям расходов, ЦФО и проектам, исключив ручную сводку в Excel.

Оптимизировать процесс согласования заявок за счёт гибких маршрутов и ролевого разграничения доступа.

Обеспечить контроль задолженности по договорам, добавив автоматизированные ограничения по сумме задолженности.

Внедрить платёжный календарь для прозрачного планирования финансовых потоков.

Впервые в компании внедрено централизованное управление платежами для всех подразделений.

Единый рабочий кабинет

Автоматизация контроля задолженности по договорам

В заявках на оплату необходимо учитывать максимальную сумму задолженности по каждому договору.

Финансовые данные хранились в более чем 10 локальных базах, что требовало сложной интеграции.

Работа с разрозненными базами 1С

Многоуровневый контроль лимитов

Внедрена система автоматизированного отслеживания лимитов по шести аналитикам: организация, ЦФО инициатора, ЦФО получателя, проект, статья бюджета и период.

Гибкое согласование платежей

Введены маршруты согласования заявок в зависимости от причин превышения лимита.

Уникальность проекта

Проект для «Мир Хобби» выделяется несколькими ключевыми особенностями:

Для автоматизации процессов был выбран продукт ФинОфис: Казначейство с интеграцией Табулы и Консолидатора. Решение обеспечило централизованное управление платежами, автоматический контроль лимитов и гибкую систему согласования.

При выборе системы рассматривались разные варианты, в том числе Бит.Финанс, однако ФинОфис оказался оптимальным благодаря:

Таким образом, ФинОфис обеспечил быстрый запуск проекта с меньшими затратами на настройку и поддержку.

Которые учитывают причины превышения лимитов и автоматически направляют заявки на нужный уровень согласования.

Что упростило загрузку и консолидацию данных без необходимости разрабатывать отдельные механизмы обмена.

Прямой интеграции с различными базами 1С

Готовому функционалу для централизованного казначейства

Который позволил избежать сложных интеграций и дополнительных доработок.

Все заявки теперь обрабатываются в единой системе, а не в разрозненных базах 1С.

Система анализирует заявки на соответствие бюджетным ограничениям по шести аналитикам (организация, ЦФО инициатора, ЦФО получателя, проект, статья бюджета, период).

Заявки оплаты сверяются с максимальной суммой задолженности по каждому договору, что исключает превышение лимитов.

Автоматическая загрузка и консолидация данных без ручных операций.

Статьи расходов были приведены к единому маппингу, что устранило ошибки при консолидации данных.

Наглядное планирование финансовых потоков по всем подразделениям.

В рамках проекта были внедрены ключевые автоматизированные процессы, позволившие упростить и ускорить работу финансовой службы:

Заявки автоматически направляются ЛПР в зависимости от суммы, типа платежа и статуса лимита.

Внедрение ФинОфис с интеграцией Табула и Консолидатора позволило «Мир Хобби» развить управление финансами. Теперь компания работает в единой, прозрачной и управляемой системе, а ключевые процессы стали быстрее и эффективнее.

Внедрение ФинОфис дало нам прозрачный и управляемый процесс работы с платежами. Теперь все заявки проходят автоматическую проверку, а их согласование занимает вдвое меньше времени. Это позволило существенно снизить нагрузку на финансовую службу и исключить ошибки, возникающие при ручной обработке данных.

Контроль лимитов стал полностью автоматизированным, информация обновляется в режиме реального времени, что значительно упростило процесс планирования. Важным преимуществом стало и единое рабочее пространство, в котором консолидируются все платежные данные, интегрированные с разными базами 1С.

Команда «Мир Хобби» благодарит специалистов Прайм Финанс за профессиональный подход, гибкость и оперативное реагирование на наши запросы. Мы довольны результатами проекта и уже рассматриваем возможность дальнейшего развития системы, включая перевод бюджетирования в Табулу.

Проект с Мир Хобби стал отличным примером продуктивного сотрудничества и глубокой вовлечённости команды заказчика. Благодаря активному участию финансовой службы и IT-специалистов компании нам удалось не только реализовать запланированные задачи, но и оперативно учесть новые требования бизнеса, которые возникли уже в процессе внедрения.

Решение на базе ФинОфис позволило клиенту перейти к централизованному управлению платежами, автоматизировать контроль лимитов и значительно сократить трудозатраты. Важно, что система не только закрыла изначальные потребности, но и стала основой для дальнейшего развития финансовых процессов.

Мы благодарим «Мир Хобби» за доверие, открытый диалог и высокую степень участия в проекте. Уверены, что автоматизация поможет компании ещё эффективнее управлять финансами и масштабировать бизнес.